A cosa servono sigle come SdI, codice natura e ricevuta di consegna in fattura elettronica?

Rispondiamo subito alla domanda. Quelle sigle servono a tre cose, e a nulla di più: dire alla macchina che tipo di documento sta leggendo, dire perché l’IVA è calcolata in un certo modo, e dire a chi va consegnato il file. Lo SdI è il postino, il codice natura è la giustificazione fiscale, la ricevuta di consegna è la prova che il documento è arrivato. Tutto il resto è vocabolario intorno a questi tre punti.

Il problema non è la difficoltà, è la densità. In una schermata compaiono venti campi con nomi che nessuno pronuncia mai a voce, e quando arriva una notifica con un codice a quattro caratteri la reazione tipica è chiamare il commercialista. Vediamo le parole una per una, nell’ordine in cui le incontri davvero.

Le sigle del sistema: SdI, FatturaPA e versioni del tracciato

SdI sta per Sistema di Interscambio. È la piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate attraverso cui passa ogni fattura elettronica emessa in Italia. Non è un archivio a cui ti colleghi per leggere le fatture: è uno snodo che riceve il file, lo controlla, lo recapita al destinatario e ti restituisce un esito. Se il file non supera i controlli, non arriva a nessuno.

FatturaPA è il nome del tracciato, cioè della struttura XML che il file deve rispettare. Il nome è rimasto quello delle origini, quando l’obbligo riguardava solo la pubblica amministrazione, ma oggi copre tutto. Il formato di trasmissione compare dentro il file stesso: la sigla FPR12 indica una fattura verso privati e partite IVA, la sigla FPA12 una fattura verso un ente pubblico. È il primo campo che vale la pena guardare, perché sbagliarlo significa far viaggiare il documento su un binario che non gli appartiene.

Il file finito ha un nome che segue una regola precisa: identificativo del paese, identificativo fiscale del trasmittente, un separatore e un progressivo alfanumerico. Non è un dettaglio estetico. Un nome file duplicato o malformato viene rifiutato prima ancora che il contenuto venga letto.

I codici che descrivono il documento: fattura, parcella, nota di credito

Dentro il tracciato c’è un campo chiamato tipo documento, popolato con un codice della serie TD. Serve a dire al sistema, e al destinatario, che cosa sta ricevendo. Una fattura ordinaria non è un acconto, un acconto non è una parcella, una nota di credito non è una nota di debito, e una autofattura per acquisti dall’estero non è nessuna delle precedenti.

Il gruppo si divide in tre famiglie logiche. Ci sono i documenti attivi classici, cioè fattura, acconto e parcella professionale. Ci sono le rettifiche, cioè nota di credito quando l’importo scende e nota di debito quando sale. E ci sono i documenti di integrazione e autofatturazione, che servono quando è chi acquista a dover assolvere l’imposta o a documentare l’operazione: reverse charge interno, acquisti intracomunitari, servizi ricevuti da fornitori esteri, autoconsumo.

Qui l’errore tipico non è tecnico ma contabile: si usa il codice della fattura ordinaria per un’operazione che avrebbe richiesto un documento di integrazione. Lo SdI spesso lascia passare il file, perché formalmente è valido, e il problema emerge molto più tardi, quando i registri non tornano. L’elenco aggiornato dei codici tipo documento è pubblicato nelle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate, ed è l’unica fonte da tenere aperta quando un caso è dubbio.

IVA: aliquota, esigibilità e codici natura

Ogni riga di riepilogo porta tre informazioni fiscali: l’aliquota applicata, l’eventuale codice natura e la modalità di esigibilità dell’imposta. La regola di fondo è semplice. Se l’aliquota è maggiore di zero, il codice natura non va indicato. Se l’aliquota è zero, il codice natura diventa obbligatorio, perché il sistema vuole sapere il motivo.

I codici natura appartengono alla serie N e coprono situazioni giuridicamente diverse fra loro, anche se il risultato in fattura sembra lo stesso. Vale la pena tenerle distinte:

• Escluso. L’operazione non rientra nella base imponibile IVA, per esempio certi rimborsi anticipati in nome e per conto del cliente.
• Non imponibile. Esportazioni, cessioni intracomunitarie, operazioni assimilate e cessioni verso esportatori abituali con dichiarazione di intento.
• Esente. Prestazioni per cui la norma prevede l’esenzione, come molte prestazioni sanitarie o formative.
• Regime del margine. Beni usati, oggetti d’arte, agenzie di viaggio.
• Inversione contabile. L’imposta è dovuta dal cliente, tipico dei subappalti in edilizia e di alcune cessioni specifiche.
• Operazioni fuori campo per territorialità. Servizi resi a soggetti stabiliti in altri Stati, dove l’imposta si applica altrove.

Il regime forfettario ha una sua casella dedicata dentro la famiglia delle operazioni escluse, e va accompagnata dal riferimento normativo scritto in chiaro nel campo delle diciture. L’esigibilità, infine, dice quando l’imposta diventa dovuta: subito, in modo differito, oppure con lo split payment verso la pubblica amministrazione, dove è l’ente a versare l’IVA direttamente all’erario. Il campo è breve, ma decide chi paga cosa.

Il recapito: codice destinatario, PEC e canali di trasmissione

Il codice destinatario è la casella postale elettronica del cliente. Sette caratteri per i privati, sei per gli enti pubblici. Se il cliente riceve tramite posta elettronica certificata, il codice si azzera e l’indirizzo PEC va scritto nel campo dedicato. Se il cliente è un consumatore finale senza canale telematico, si usa il codice convenzionale composto da sette zeri e la copia di cortesia va consegnata a mano o via email ordinaria.

Un dettaglio che sfugge spesso: l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione un servizio di registrazione dell’indirizzo telematico, e quell’indirizzo registrato prevale su quello scritto in fattura. Puoi quindi indicare un codice sbagliato e vedere comunque la fattura consegnata, oppure indicare il codice giusto e vederla arrivare altrove. Abbiamo raccolto i casi più frequenti nell’articolo dedicato agli errori sul codice destinatario che fanno scartare la fattura, con le combinazioni che conviene memorizzare una volta per tutte.

Le ricevute dello SdI: consegna, scarto, mancata consegna

Dopo l’invio arriva sempre una risposta. Confonderle è il modo più rapido per credere di aver fatturato quando non è successo nulla.

La distinzione decisiva è tra scarto e mancata consegna. Nel primo caso la fattura giuridicamente non è mai stata emessa e il rimedio è tuo. Nel secondo la fattura è emessa a tutti gli effetti, resta solo un problema di consegna materiale. Se vuoi imparare a decifrare i codici che accompagnano un rifiuto, il pezzo su come si legge la notifica di scarto e quali passaggi servono per ritrasmettere li smonta uno a uno.

Conservazione a norma, cassetto fiscale e portale dell’Agenzia

Conservazione a norma non è sinonimo di backup. È un procedimento che congela il documento informatico con marca temporale e firma, in modo che resti opponibile per tutto il periodo di legge. Salvare gli XML su una cartella cloud non è conservazione, anche se il file è identico.

Il cassetto fiscale e il portale Fatture e Corrispettivi sono le aree riservate in cui trovi le fatture ricevute, le ricevute dello SdI e i dati precompilati. Sono ottimi come archivio di verifica, meno comodi come strumento di lavoro quotidiano: il confronto tra i due approcci è nell’articolo che spiega se conviene usare il portale Fatture e Corrispettivi o un gestionale per i controlli prima dell’invio.

Le parole che si confondono più spesso

Emissione e trasmissione non coincidono: la data di emissione è quella scritta nel campo data del documento, la trasmissione è il momento in cui il file parte. Tra le due c’è una finestra che le regole definiscono con precisione e che vale la pena conoscere, come spieghiamo parlando di entro quanto tempo va emessa la fattura elettronica e come si contano i termini.

Altre coppie insidiose: la copia di cortesia in PDF non ha valore fiscale, l’originale è sempre l’XML. Il numero progressivo è tuo e lo decidi tu, il progressivo di invio nel nome file serve solo a distinguere le trasmissioni. Il cedente prestatore è chi emette, il cessionario committente è chi riceve: sono i nomi dei blocchi XML e ritornano in ogni messaggio di errore.