Come si legge la notifica di scarto dello SdI e quali passaggi servono per ritrasmettere?

La risposta breve sta in tre righe del file di notifica. Il Sistema di Interscambio, quando rifiuta una fattura, non manda un giudizio generico: manda un identificativo, un codice di errore e una descrizione che punta a un elemento preciso del tracciato XML. Quello che devi fare è leggere il codice, correggere il campo indicato, ricostruire il documento con lo stesso numero e la stessa data e ritrasmetterlo entro il termine breve indicato dall’Agenzia delle Entrate.

Il resto di questa guida serve a togliere l’ansia dal passaggio. Perché lo scarto non è una sanzione, non è un controllo fiscale e quasi sempre non riguarda il merito dell’operazione: riguarda la forma del file.

Dove arriva la ricevuta di scarto e come si riconosce

La ricevuta torna sullo stesso canale che hai usato per trasmettere. Se hai inviato via posta elettronica certificata, arriva nella casella PEC da cui è partito il file. Se hai usato i servizi web dell’Agenzia delle Entrate o un canale accreditato, la trovi nella sezione delle notifiche del portale o del gestionale.

Il segnale più affidabile è il nome del file allegato. Le ricevute dello SdI riprendono il nome del file trasmesso seguito da una sigla che ne dichiara il tipo, e la ricevuta di scarto usa una sigla dedicata. Nel corpo della notifica compare inoltre l’identificativo SdI, il numero progressivo che il Sistema di Interscambio ha assegnato al tuo file: è la chiave con cui ritrovi tutta la storia di quel documento.

Se emetti da un gestionale, la notifica di solito viene agganciata in automatico alla fattura e la riga cambia stato. Se lavori con la PEC nuda, la ricevuta resta un allegato in mezzo agli altri messaggi: conviene archiviarla subito accanto al file inviato, perché serve a dimostrare quando il termine per ritrasmettere ha iniziato a decorrere.

Che cosa contiene il file di notifica

Il file di notifica è a sua volta un documento strutturato. Aperto con un visualizzatore, o letto nella versione leggibile che il gestionale espone, mostra sempre gli stessi blocchi.

• L’identificativo SdI del file trasmesso e il nome del file originale.
• La data e l’ora in cui il Sistema di Interscambio ha prodotto la ricevuta.
• Uno o più blocchi di errore, ciascuno con il proprio codice.
• La descrizione sintetica dell’errore, in italiano, spesso con il nome dell’elemento XML coinvolto.
• Il riferimento al soggetto trasmittente, utile quando invii per conto di più partite IVA.

Il punto da fissare è che gli errori possono essere più di uno. Capita di correggere il primo, ritrasmettere e ricevere un secondo scarto per il blocco successivo. Leggi tutta la notifica prima di mettere mano al documento: è la differenza tra una correzione e tre giri a vuoto.

Come si legge il codice di errore

Ogni codice è composto da una sigla numerica associata a una descrizione. Non serve impararli a memoria: serve capire a quale famiglia appartengono, perché la famiglia dice dove intervenire.

La descrizione che accompagna il codice contiene quasi sempre il nome del campo. Quando leggi un riferimento a un elemento del tracciato, trattalo come un indirizzo: ti dice in quale parte del documento guardare, dalla testata alle righe di dettaglio fino al blocco del riepilogo IVA. Su questo punto abbiamo raccolto un glossario ragionato in questa guida alle sigle della fattura elettronica, utile quando la descrizione sembra scritta in un’altra lingua.

Un metodo in quattro mosse

1. Copia il codice di errore e la descrizione in un appunto, insieme all’identificativo SdI.
2. Individua la famiglia e quindi il punto del documento da aprire.
3. Correggi il dato alla fonte, non solo sul file: se sbagliato in anagrafica, tornerà.
4. Rigenera il file e ricontrollalo prima di rispedirlo.

Perché la fattura scartata si considera non emessa

Questo è il passaggio che cambia il modo di lavorare. Una fattura scartata non ha superato i controlli del Sistema di Interscambio, quindi giuridicamente non risulta emessa. Non è una fattura da rettificare con una nota di credito: è un documento che non è mai esistito per l’amministrazione finanziaria.

La conseguenza pratica è duplice. Da un lato non devi emettere alcun documento di storno. Dall’altro, se non ritrasmetti, resti scoperto rispetto all’obbligo di emissione, con tutto quello che ne segue in termini di termini e di incasso.

Correggere mantenendo numero e data del documento

Poiché il documento non è mai stato emesso, il numero e la data del primo tentativo restano disponibili e vanno riutilizzati. La fattura corretta porta lo stesso numero e la stessa data del file scartato: è la scelta che tiene in ordine il registro e mantiene coerente il progressivo.

Molti gestionali gestiscono la cosa in automatico, riaprendo il documento in stato di bozza. Altri no, e propongono un numero nuovo: in quel caso il progressivo salta e ti ritrovi un buco da spiegare. Se il tuo strumento non lo permette, la prassi accettata dall’Agenzia delle Entrate consente di emettere il documento con una numerazione dedicata che richiami quella originaria, purche resti tracciabile il legame con il tentativo scartato.

Il termine è stretto. L’Agenzia delle Entrate indica cinque giorni dalla notifica per rimettere in circolo il file corretto senza conseguenze sui termini di emissione. Prima di fidarti di una memoria, verifica la decorrenza sulla ricevuta e, se hai un dubbio sul conteggio, guarda come si contano davvero i termini di emissione della fattura elettronica.

Ritrasmettere e verificare la ricevuta di consegna

Ritrasmettere non chiude la partita. Il ciclo si chiude quando ricevi la ricevuta di consegna, cioe la conferma che lo SdI ha superato i controlli e ha recapitato il file al destinatario. Fino a quel momento il documento è in viaggio, non a destinazione.

Prendi l’abitudine di chiudere la riga solo dopo aver visto la ricevuta. E un gesto di trenta secondi che evita la telefonata del cliente tre settimane dopo. Chi lavora con volumi costanti costruisce una piccola routine su questo: abbiamo raccontato il metodo in questa storia di uno studio tecnico che gestisce quaranta fatture al mese senza scarti.

Scarto, mancata consegna e decorrenza termini: non confonderli

Sono tre esiti diversi e solo il primo richiede una ritrasmissione.

• Scarto. Il file non ha superato i controlli. La fattura non è emessa e va corretta e rispedita.
• Mancata consegna. Il file è valido e la fattura è emessa, ma il canale del destinatario non era raggiungibile. Lo SdI mette il documento a disposizione nell’area riservata del cliente. Non si ritrasmette nulla: si avvisa il cliente.
• Decorrenza termini. Riguarda le fatture verso la pubblica amministrazione, quando l’ente non accetta né rifiuta entro il tempo previsto. Il documento resta valido.

Confondere la mancata consegna con lo scarto è uno degli errori più costosi, perché porta a rifare un documento già emesso e a creare un doppione che verrà a sua volta scartato per duplicazione.